Als HR Operations Manager:in (w/m/d) bist du die treibende Kraft hinter unserem HR-Tagesgeschäft. Mit deinem Organisationstalent und deinem Blick fürs Detail sorgst du dafür, dass unsere Prozesse reibungslos laufen und alle administrativen Themen zuverlässig bearbeitet werden. Du bist die erste Ansprechperson für operative HR-Fragen und eine wichtige Stütze für unser Team.

Deine Mission: Du schaffst Freiräume, indem du das Abwesenheitsmanagement, Vertragsangelegenheiten und die Optimierung unserer HR-Prozesse eigenverantwortlich übernimmst. Dabei bringst du Struktur in komplexe Themen und treibst die Digitalisierung unserer Abläufe voran. Mit deinem Engagement machst du unsere HR-Arbeit effizienter, moderner und zukunftsfähig.

• Abwesenheitsmanagement: Krankmeldungen, Elternzeit, Kinderkrankmeldungen und Mobile Work EU werden von dir koordiniert und reibungslos abgewickelt. Dabei bist du die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und stellst sicher, dass alle Prozesse effizient und korrekt umgesetzt werden.
• HR-Prozesse: Unterstützung bei On- und Offboarding, Vertragsmanagement und der Vorbereitung der Payroll gehören zu deinen Aufgaben. Zusätzlich kümmerst du dich um die Verwaltung von vermögenswirksamen Leistungen (VWL), betrieblicher Altersvorsorge (bAV) und Mitarbeitermobilitätsangeboten wie JobRad oder Deutschlandticket.
• Prozessoptimierung: Bestehende HR-Prozesse werden von dir analysiert, dokumentiert und durch Verbesserungsvorschläge optimiert. Mit deinem Blick für Details und Effizienz setzt du neue Standards und treibst die Digitalisierung unserer HR-Strukturen voran.
• Schnittstellenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit internen Teams wie der Finance-Abteilung, dem Führungsteam und dem Office Management ist ein wichtiger Bestandteil deiner Arbeit. Gleichzeitig bist du die zentrale Kontaktperson für externe Partner:innen wie Steuerberatungen, Versicherungen und Dienstleister für die betriebliche Altersvorsorge.
• Eigenverantwortung: Definierte Aufgabenbereiche übernimmst du eigenständig und bringst deine Ideen aktiv ein. Mit deinem Engagement trägst du zur Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen bei und stellst sicher, dass unsere Prozesse effizient und zukunftsfähig bleiben.

Wir bei aedifion freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeglicher Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sozialen Hintergründen, religiöser Überzeugungen, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Altersgruppen sowie sexuellen Orientierungen. Besonders freuen wir uns über Bewerbungen von Frauen.

• Erfahrung & Qualifikation: Mit 2–3 Jahren Erfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im HR- oder administrativen Bereich, bringst du das nötige Praxiswissen mit. Eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Bachelorstudium bilden die Grundlage für dein Fachwissen und ermöglichen dir, dich schnell in unsere Prozesse einzuarbeiten.
• Sprach- und Toolkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch (C1) und Englisch (B2), sowohl schriftlich als auch mündlich, und kannst dich problemlos mit internen und externen Partner:innen austauschen. Im Umgang mit der MS Office Suite bist du routiniert – ob Excel, Word oder Outlook, du nutzt die Tools effizient, um deine Aufgaben präzise und strukturiert zu erledigen.
• Arbeitsweise: Deine Arbeitsweise zeichnet sich durch Präzision, Zuverlässigkeit und Diskretion aus. Auch bei der Bearbeitung sensibler Daten bewahrst du stets den Überblick und gehst mit größter Sorgfalt vor. Du arbeitest eigenständig, bist gut organisiert und behältst auch in stressigen Situationen einen klaren Kopf.
• Digitalisierung: Du hast ein Auge für Optimierungspotenziale in bestehenden Prozessen und bringst idealerweise erste Erfahrungen in der Digitalisierung von HR-Abläufen mit. Dabei denkst du zukunftsorientiert und trägst aktiv dazu bei, unsere Strukturen effizienter und moderner zu gestalten.
• Teamfit: Du schätzt die Zusammenarbeit mit anderen und fühlst dich in einem offenen, unterstützenden Umfeld wohl. Gleichzeitig arbeitest du strukturiert und eigenverantwortlich, ohne dabei den gemeinsamen Erfolg aus den Augen zu verlieren. Dein kooperativer und lösungsorientierter Ansatz macht dich zu einer wertvollen Bereicherung für unser Team.

• Mach einen Unterschied: Deine Arbeit hilft, CO₂-Emissionen zu reduzieren und Gebäude nachhaltiger sowie energieeffizienter zu gestalten.
• Mobile Work: Gestalte deinen Arbeitstag nach deinen Bedürfnissen – mit flexiblen Arbeitszeiten, kurzer Kernarbeitszeit und der Freiheit, aus unserem modernen Office in Köln, remote aus ganz Deutschland oder bis zu 10 Tage im Jahr aus dem europäischen Ausland zu arbeiten.
• Langfristige Perspektive: Nach der Probezeit bieten wir dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Feel-Good-Angebot: Mit 30 Tagen Jahresurlaub kannst du dich ausgiebig erholen, während frisches Bio-Obst, regionaler Kaffee, kostenlose Getränke und unser monatliches Teamfrühstück für deinen täglichen Energieboost sorgen.
• Weiterbildung: Wir unterstützen dich mit maßgeschneiderten Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere voranzutreiben.
• Tech Stack: Du erhältst moderne Arbeitsausstattung nach Wahl – ob Microsoft oder Apple – sowie hochwertige Noise-Cancelling-Kopfhörer für fokussiertes Arbeiten.
• Mobility Package: Immer mobil: Du hast die Wahl zwischen dem Deutschland-Ticket oder einem Jobrad – für den Weg zur Arbeit oder privat.
• Vorsorge: Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen (VWL) oder zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV).
• #teamaedifion: Regelmäßige Teamevents, Arbeiten auf Augenhöhe, aktiver Erfahrungsaustausch und flache Hierarchien fördern ein starkes Miteinander und offene Kommunikation in unserem Team.
• Hundefreundliches Büro: Bring deinen Hund mit – wir freuen uns auf tierische Unterstützung.